Politique de Confidentialité
1. Engagement de TrustOffice
La protection de vos données à caractère personnel est une priorité pour TrustOffice SRL. Dans le cadre de nos missions de syndic et de gestion immobilière, nous sommes amenés à traiter des données sensibles concernant les copropriétaires et les occupants des immeubles que nous gérons.
Cette politique détaille la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679) et à la législation belge.
2. Responsable du Traitement
Le responsable du traitement des données est la société TrustOffice SRL, dont le siège social est situé au Belgicastraat 9/4, 1930 Zaventem (BE0845.641.644). Pour toute question relative à vos données, vous pouvez nous contacter à l'adresse : info@trustoffice.be.
3. Données Collectées
Nous collectons uniquement les données nécessaires à l'exécution de nos missions légales et contractuelles :
- Données d'identification : Nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone.
- Données relatives à la copropriété : Numéro de lot, quotités, historique des paiements, relevés de compteurs.
- Données de communication : Échanges par e-mail, courriers, procès-verbaux d'Assemblées Générales.
4. Finalités du Traitement
Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :
- Gestion administrative, financière et technique des copropriétés (Obligation légale).
- Communication avec les copropriétaires (convocations, rapports, appels de fonds).
- Traitement des demandes via nos formulaires de devis ou de contact (Intérêt légitime).
- Gestion des sinistres et relations avec les compagnies d'assurance.
5. Partage des Données
Vos données ne sont jamais vendues à des tiers. Elles peuvent être transmises uniquement dans le cadre de nos missions aux destinataires suivants :
- Les prestataires techniques et corps de métiers intervenant dans votre immeuble.
- Les compagnies d'assurance et experts en cas de sinistre.
- Les autorités judiciaires ou organismes publics si la loi l'exige.
- Nos sous-traitants informatiques (hébergement du site, portail MySyndic).
6. Durée de Conservation
Nous conservons vos données pendant toute la durée de notre mandat de syndic, ainsi que pendant les délais de conservation légaux obligatoires (généralement 10 ans pour les documents comptables et juridiques après la fin du mandat ou du litige).
7. Vos Droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données :
- Droit d'accès : Obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées.
- Droit de rectification : Corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement : Demander la suppression de vos données (sous réserve de nos obligations légales de conservation).
- Droit d'opposition : Vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes.
Pour exercer ces droits, envoyez un e-mail à info@trustoffice.be en joignant une preuve d'identité si nécessaire.
8. Sécurité
TrustOffice met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles (chiffrement, pare-feu, contrôle d'accès) pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte ou destruction.
9. Réclamations
Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD) : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.